Guide rapide pour bien commencer sur Arkevia

 

 

À l’ère de la digitalisation, de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser des solutions de stockage de données numériques ingénieuses. Arkevia est un coffre-fort numérique qui s’adresse notamment aux salariés d’entreprise. Cet outil garantit avant tout la dématérialisation des données, permettant ainsi de réduire la nécessité de faire usage des documents en format papier. Ce service de stockage en ligne possède une interface parfaitement sécurisée qui permet d’agencer les informations confidentielles : fiche de paie, diplômes, facture, relevés de notes, etc. Pour en savoir plus sur cette solution avantageuse, découvrez sans plus tarder notre guide.

 

Présentation de Arkevia

 

Créé pour les salariés, Arkevia est un coffre-fort électronique et numérique. Plus précisément, c’est une plateforme qui sert à dématérialiser les données afin d’éviter leur envoi sous format papier.

 

 

Arkevia : qu’est-ce que c’est ?

Arkevia désigne une solution d’archivage permettant de partager et de stocker des données et des documents en toute sécurité avec un tiers. Vous pouvez l’utiliser pour stocker :

  • les factures diverses ;
  • les bulletins de paie ;
  • les documents administratifs, etc.

L’outil a été développé au sein de Cegedim et permet de bénéficier d’un espace de stockage à la fois fiable et sécurisé pour tous les types de données et documents que vous souhaitez stocker.

 

Arkevia, un coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique est un espace de stockage virtuel ultra-sécurisé sur lequel il est possible de placer divers documents, à savoir des factures, des documents officiels ou encore des fiches de paie. Utiliser ce type de solution d’archivage numérique est profitable. En effet, elle permet :

  • d’accéder à tout moment à vos documents ;
  • de mieux protéger vos documents numériques ;
  • d’archiver vos documents et vos données jusqu’à 50 ans ;
  • de préserver la valeur de vos documents grâce à un système de dématérialisation à l’instar d’un document papier.

 

Fonctionnement d’Arkevia

Le mode de fonctionnement de ce coffre-fort numérique doit être exploré sous deux angles :

 

  • Utilisation au niveau des salariés

Sur la plateforme, la création de répertoires permet une meilleure gestion des documents à archiver. Chaque salarié reçoit une alerte par email dès qu’un nouveau document est ajouté. Ainsi, il pourra se connecter à son espace personnel. Toutefois, vous pouvez également passer au-delà de la réception de documents virtuels. Pour cela, vous devez faire une demande auprès de l’employeur. Vous devez envoyer la notification au moins 30 jours après votre enregistrement au sein de l’entreprise. Sinon, vous devez recevoir les documents sous format numérique.

 

  • Utilisation au niveau des employeurs

Certes, c’est une plateforme à destination des salariés, mais les employeurs peuvent recourir à ce système de stockage pour stocker et partager des documents avec leurs salariés. Tous les documents sauvegardés dans l’espace personnel et professionnel de chaque salarié sont placés de manière sécurisée et fiable, selon les réglementations en vigueur. L’usage de cette solution d’archivage améliore les procédés RH et permet de réduire le coût de distribution des salariés. L’employeur est donc dans l’obligation d’informer tous les employés de la distribution de leur bulletin de paie sous format numérique. Néanmoins, il peut décider d’appliquer ce mode de distribution sans l’aval des employés.

 

 

Les fonctionnalités d’Arkevia

 

Ce Guide rapide pour bien commencer sur Arkevia vous permet également de comprendre ses fonctionnalités. Le principe de fonctionnement de Arkevia est particulièrement simple. Les documents sauvegardés dans les répertoires peuvent être partagés ou encore téléchargés sous format PDF en fonction des besoins de l’utilisateur. En plus de la gestion des documents RH numériques, la plateforme offre aussi les fonctionnalités suivantes :

  • une mise à jour réelle des documents enregistrés grâce à un système de sauvegarde ;
  • un programme qui permet d’accéder à plusieurs autres documents ;
  • un transfert de fichiers vers d’autres applications utiles au sein de l’entreprise ;
  • un outil collaboratif permettant de transférer des notes de frais ou encore d’effectuer une demande de congé à distance ;
  • un bordereau de cotisation disponible ;
  • une déclaration numérique.

Sur Arkevia, vous pouvez aussi bénéficier d’outils intégrés permettant d’assurer l’organisation des plannings des employés. Il est également possible de réaliser une évaluation de carrière et déterminer une augmentation de compétences à travers la plateforme.

 

Tout sur votre première connexion

 

Se connecter sur Arkevia

Pour vous connecter sur Arkevia, il suffit de suivre ces étapes :

  • vous rendre sur la page de connexion du coffre-fort numérique : myarkevia ;
  • remplir les informations demandées sur les cases vides : nom d’utilisateur et mot de passe pour vous connecter ;
  • une fois les étapes validées, vous aurez accès à votre espace et l’écran de connexion personnel s’éditera.

 

 

Code secret Arkevia : comment l’obtenir ?

Pour pouvoir travailler sur votre compte personnel, vous avez besoin de votre code secret Arkevia. En fait, il est généré, mais il arrive que les utilisateurs ne sachent pas comment les récupérer. Après la connexion sur le site www.myarkevia.com, il est indispensable d’enregistrer votre code secret et votre matricule. Vous trouverez votre code secret sur la partie inférieure droite de votre fiche de paie tandis que  le matricule se trouve sur la partie supérieure gauche.

 

Résoudre les problèmes de connexion sur Arkevia

Si vous rencontrez un problème de connexion lors de l’utilisation de votre compte Arkevia, il est essentiel de déterminer le problème afin de trouver la solution adéquate. Souvent, il s’agit d’une mauvaise connexion à votre WIFI ou tout simplement un problème d’authentification. En cas de problème de mot de passe, la solution consiste à le récupérer. Pour cela, vous devez utiliser l’adresse électronique fournie au moment de la création du compte. Il est également possible d’utiliser votre SIREN. Vous obtiendrez par la suite un nouveau mot de passe avec lequel vous pouvez vous connecter sur votre compte. Sinon, si le problème est causé par une erreur avec le réseau, le problème concerne plutôt votre appareil mécanique. Le problème peut venir de votre ordinateur, de votre tablette ou encore de votre Smartphone. En général, il peut s’agir d’un dysfonctionnement du routeur et d’une mise à jour d’appareil. Afin de rétablir la connexion, vous devez donc résoudre le problème de réseau. Pour ce faire, la première solution consiste à :

  • redémarrer le routeur ;
  • réinitialiser le réseau Wifi ;
  • ajuster les connexions autorisées ;
  • utiliser une adresse IP à la place de DHCP.

Si le problème d’identification persiste, vous devez recourir au service d’un professionnel afin d’éviter de perdre des données de travail. Vous pouvez par exemple contacter l’assistance pour vous donner l’aide dont vous avez besoin.

 

Arkevia est-il sûr à utiliser ?

 

L’une des plus grandes qualités d’Arkevia, c’est le niveau de confidentialité des données qu’elle propose. D’ailleurs, le stockage est bien sécurisé et conforme à la réglementation en vigueur, notamment le RGPD et la CNIL. Par ailleurs, tous les documents ont la même valeur aux yeux de la loi, par ordre de signature librement consentie.

Sur Arkevia, toutes les données bénéficient d’une protection contre la perte et le piratage. En cas de déménagement, vos documents vous accompagnent via l’application Arkevia grâce à cette plateforme de stockage. Enfin, seul le titulaire de l’espace peut avoir accès aux informations qui y sont sauvegardées. Bref, il s’agit d’un coffre-fort numérique à la fois fiable et hautement sécurisé.

 

 

Notre avis sur l’utilisation de Arkevia

 

Cet outil de stockage est l’un des meilleurs sur le marché. En effet, il se démarque en matière de performance, de fiabilité et de qualité de service. En utilisant Arkevia, un salarié peut profiter de nombreux avantages. Les salariés peuvent voir à tout moment leurs bulletins de paie. De plus, ils peuvent aussi partager des informations à partir de leur espace personnel avec un tiers. Par ailleurs, les employeurs peuvent bénéficier d’un énorme gain de temps. Le processus de certaines tâches RH devient aussi plus facile grâce à l’outil.